Ein Setup für 400 Gäste ist erfreulich einfach: ein Eingang, eine Kasse, ein Mensch, der den Überblick behält. Bei 4.000 Gästen bricht genau diese Einfachheit als Erstes zusammen, und zwar an vier vorhersehbaren Stellen.
Was ändert sich, wenn ein Event von 400 auf 4.000 Gäste wächst?
Vier Dinge, und alle vier lassen sich vorher planen. Keiner dieser Punkte ist teuer, wenn er früh feststeht, alle vier sind es, wenn sie erst am Eventtag auffallen. Der Eingang braucht statt einer Spur mehrere und zum ersten Mal eine Person, die nur koordiniert. Aus einer Kasse, die man im Kopf führt, wird ein System mit gleichen Preisen, gleichen Produktnamen und einer gemeinsamen Abrechnung je Stand und Schicht. Das Personal arbeitet nicht mehr auf Zuruf, sondern in festen Rollen mit eigenem Login je Gerät, damit jede Buchung zuordenbar bleibt. Und Netz und Strom werden vom Nebenthema zur Voraussetzung: Sobald das Programm startet, ist die Mobilfunkzelle über dem Gelände voll, und der Verkauf läuft nur weiter, wenn die Terminals auch ohne Verbindung buchen. Was sich nicht ändern darf, ist der Ablauf für den Gast: Ticket kaufen, ankommen, scannen, Band anlegen, bezahlen. Die Skalierung gehört hinter die Kulissen, nicht in die Warteschlange.
Der Eingang wird zum Nadelöhr
Rechne die Einlassspitze vorher durch und plane die Fläche vor dem Tor mit, nicht nur die Technik darauf. Nebeneingänge für Crew, Presse und VIP laufen getrennt vom Publikum, mit eigenen Rechten je Ticketart.
Die Kasse wird zum System
Sechs Kassen an vier Ständen lassen sich nicht mehr im Kopf führen. Ab diesem Punkt lohnt Cashless nicht wegen der Geschwindigkeit, sondern wegen der Nachvollziehbarkeit: Du siehst pro Stand und pro Schicht, was verkauft wurde, statt am Ende sechs Kassenbestände zu addieren.
Personal braucht Rollen statt Zurufe
- feste Rollen mit einem Namen und einer Aufgabe, schriftlich
- ein eigener Login pro Gerät und Rolle im System
- eine Person, die ausschließlich Probleme löst und keine feste Position hat
Netz und Strom werden zum Thema
Bei 400 Gästen funktioniert das Gäste-WLAN. Bei 4.000 ist Offlinefähigkeit keine nette Zusatzfunktion mehr, sondern die Voraussetzung dafür, dass der Verkauf weiterläuft. Dasselbe gilt für Strom: Jedes Terminal braucht eine Ladeoption in Reichweite.
Wir haben Events von 50 bis über 50.000 Teilnehmern begleitet. Wenn du gerade den Sprung vor dir hast, gehen wir dein Setup in 30 Minuten gemeinsam durch.