Der Einlass kippt nicht wegen der Gesamtzahl der Gäste, sondern wegen der Spitze kurz vor Programmstart. Wer die Anzahl der Scanner aus der Besucherzahl ableitet, plant deshalb systematisch zu knapp. Die Spitze lässt sich vorher ausrechnen, mit drei Zahlen, die du schon hast.
Wie viele Spuren brauche ich am Einlass?
Die Zahl der Spuren ergibt sich aus der Einlassspitze, nicht aus der Besucherzahl. Du brauchst drei Werte: die erwartete Besucherzahl, den Zeitraum, in dem die meisten kommen, und den Anteil, der in diesem Zeitraum kommt. Den Anteil kennst du aus deinen letzten Events, oder du setzt eine Annahme und prüfst sie am Abend im Dashboard nach. Gäste in der Spitze geteilt durch die Minuten ergibt die Gäste pro Minute, die durch die Kontrolle müssen. Eine Spur schafft bei fünf Sekunden pro Gast zwölf Personen pro Minute.
Ein Rechenbeispiel: Ein Konzert mit 2.400 Gästen, Einlass um 18 Uhr, Programmstart um 20 Uhr. Angenommen, zwei Drittel der Gäste kommen in den vierzig Minuten zwischen 18:40 und 19:20. Das sind 1.600 Menschen in vierzig Minuten, also 40 Gäste pro Minute. Dafür brauchst du mindestens vier Spuren, sinnvollerweise fünf, damit eine Spur ausfallen kann, ohne dass die Schlange sofort steht.
Wie lange dauert ein Scanvorgang wirklich?
Der reine Scan eines Tickets dauert einen Augenblick. In der Planung rechnen wir trotzdem mit vier bis sechs Sekunden pro Gast, weil davor und danach etwas passiert: Handy entsperren, Ticket suchen, Rucksack umhängen, Bändchen anlegen. Diese Sekunden entscheiden über die Schlange, nicht die Technik.
Die drei häufigsten Fehler am Tor
Zu wenig Platz vor der Kontrolle. Wenn sich die Schlange in einen Gehweg staut, funktioniert keine Spur mehr sauber, weil die Gäste nicht parallel aufschließen können. Plane die Fläche vor dem Tor mindestens so breit wie die Anzahl deiner Spuren mal zwei Meter.
Bändchen an der falschen Stelle. Das Anlegen des Bandes dauert länger als der Scan. Wenn beides an derselben Person hängt, verdoppelt sich die Zeit pro Gast. Trenne die Schritte: erst scannen, dann zwei Schritte weiter das Band.
Kein Plan für Sonderfälle. Gästeliste, Presse, umgetauschte Tickets, entladene Handys. Ein einziger Sonderfall blockiert eine Spur für mehrere Minuten. Richte eine separate Klärungsspur ein, die genau dafür da ist. Im Schnellmodus laufen die regulären Spuren weiter, die Klärungsspur arbeitet im Bestätigungsmodus.
Was du am Abend selbst siehst
Im tickee-Dashboard läuft der Einlass live mit: eingecheckte Gäste, Auslastung und welcher Eingang schnell läuft und wo es sich staut. Wenn eine Spur deutlich zurückfällt, ist das fast immer ein Hinweis auf einen blockierten Sonderfall und nicht auf ein Netzproblem. Du siehst es, bevor die Gäste es merken. Und du siehst hinterher, wie hoch deine Spitze wirklich war. Das ist die Zahl für das nächste Event.
Wenn du deine Zahlen einmal gemeinsam durchrechnen möchtest: Wir nehmen uns 30 Minuten und gehen dein konkretes Gelände durch.